Mekanisme pengajuan informasi publik melalui PPID ( Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ) pada umumnya mengikuti alur yang sudah diatur dalam UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan turunannya. Berikut tahapan mekanismenaya :

1. Pemohon Mengajukan Permohonan

• Pemohon ( masyarakat/individu/organisasi) mengajukan permintaan informasi kepada PPID.
• Permohonan bisa dilakukan secara tertulis, elektronik (online), atau langsung datang ke desk layanan informasi.
• Formulir permohonan biasanya berisi :

Identitas pemohon, informasi yang diminta, tujuan penggunaan informasi, serta cara memperoleh salinan informasi (softcopy/hardcopy)

2. Pencatatan oleh Petugas Layanan Informasi

• Petugas PPID mencatat permohonan dalam register
• Pemohon diberikan tanda bukti permohonan informas publik

3. Proses Verifikasi dan Pencarian Informasi

• PPID memeriksa apakah informasi yang diminta termasuk informasi yang terbuka, dikecualikan, atau perlu dipertimbangkan
• Jika informasi ada, PPID menyiapkan salinan sesaui permohonan
• Jika informasi tidak ada atau termasuk informasi yang dikecualikan, pemohon diberitahu secara resmi

4. Pemberian Informasi

• Informasi diberikan paling lambat 10 hari kerja sejak permohonan diterima, dan dapat diperpanjang maksimal 7 hari kerja dengan pemberitahuan tertulis kepada pemohon
• Informasi diserahkan sesai format yang dipilih ( hardcopy/softcopy)

5. Keberatan dan Sengketa Informasi ( jika ada )

• Jika pemohon tidak puas (misalnya informasi ditolak ,tidak lengkap, atau terlambat) pemohon bisa mengajukan keberatan kepada atasan PPID
• Jika masih tidak puas, pemohon dapat melanjutkan ke Komisi Informasi untuk penyelesaian sengketa.